Cookiemelding

Welkom bij Voogd & Voogd. Op deze website maken wij gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en voor uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website goed functioneert en ze onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen.

Cookies kunnen worden verdeeld in een drietal categorieën: Functionele Cookies, Analytische Cookies en Tracking Cookies. Voogd & Voogd maakt op deze website uitsluitend gebruik van Functionele en Analytische Cookies. In ons Cookiestatement kunt u meer over de werking van deze cookies lezen.

Melding sluiten
Migratie Mandaat naar Voogd & Voogd 

Welkom bij de sectie met veelgestelde vragen (FAQ) specifiek voor u als adviseur, met betrekking tot de migratie van Mandaat naar Voogd & Voogd. We begrijpen dat deze overgang mogelijk vragen met zich meebrengt, en we willen u graag voorzien van de nodige informatie en antwoorden.

Als belangrijke schakel tussen adviseurs en verzekeraars in de verzekeringsbranche, willen we er als Voogd & Voogd voor zorgen dat de migratie soepel verloopt en dat u op de hoogte bent van de veranderingen. In deze FAQ-sectie zullen we de meest voorkomende vragen beantwoorden over de overgang naar Voogd & Voogd, de impact op uw werk als adviseur, en andere relevante onderwerpen.

We staan voor u klaar om vragen te beantwoorden en u te ondersteunen tijdens dit migratieproces.

Service en contact

U kunt blijven vertrouwen op de persoonlijke ondersteuning die u van ons gewend bent. Wij blijven het gehele administratieve traject zoals acceptatie, schadebehandeling en incasso voor u uitvoeren uit uw naam tenzij anders met u is afgesproken. Binnen de organisatie van Voogd & Voogd zult u worden bediend vanuit een speciaal ingericht klantenteam. Uw klantenteam is te bereiken middels telefoonnummer 088-0209100, u kunt ook mailen naar acceptatieparticulieren@voogd.com. Heeft u technische vragen met betrekking tot de migratie dan kunt u contact opnemen met het migratieteam via migratie@voogd.com.

Ja, ons schadeherstelnetwerk blijft hetzelfde. Via de website mijnschadeversteller.nl kan uw klant zelf alle aangesloten herstelbedrijven in de buurt vinden. Daarnaast kunt u zich aanmelden voor de VIP Schadeservice i.s.m. Open Claims. Een volledig nieuwe manier om autoschades van uw klant nog beter af te wikkelen. Vraag uw accountmanager om meer informatie.

Impact migratie

Waar kan ik alle informatie over het migratieproces vinden?

U kunt vanaf nu alle informatie terugvinden op de Kennisbank van Uw Backoffice van Voogd & Voogd.

Ga direct naar Kennisbank

Welke documenten ontvangt de klant in verband met de migratie?

De klanten hebben wij schriftelijk geïnformeerd, u heeft hier een kopie van ontvangen. Na de migratie wordt er een groene kaart naar relatie gestuurd indien dit voor de klant van toepassing is. Er wordt geen polis afgegeven, u kunt in Uw Backoffice wel de polis terugvinden.

Klantbrief bekijken

Wat gebeurt er met mijn polisnummers?

De polisnummers blijven gelijk. Voor de opbouw van het pakket, zie de vraag: ‘Verandert er iets in de opbouw van de polis/het pakket?’ 

Waar zijn de polisvoorwaarden inzichtelijk?

Het polisblad en de polisvoorwaarden zijn voor u altijd inzichtelijk in Uw Backoffice. Voor uw klant zijn de actuele voorwaarden in te zien via www.polisvoorwaarden.info met behulp van de postcode en het polisnummer. Maakt u gebruik van Polismap? Dan zijn de polisvoorwaarden voor uw klant ook via de Polismap app inzichtelijk.

Polisvoorwaarden.info

Is er een freeze periode tijdens het migratieproces?

Ja, om het overzetten soepel te laten verlopen gaat AWI (Mandaat Assuradeuren) én Uw Backoffice (Voogd & Voogd) tijdelijk dicht. Dit noemen we de freeze periode. AWI is vanaf 31 mei om 17:00 uur tijdelijk dicht.

Donderdag 1 juni om 08:00 uur kunt u AWI weer gebruiken zoals u gewend bent. U hebt alleen geen toegang meer voor de particuliere volmachtpolissen welke gemigreerd gaan worden.

Door de technische aanpassingen worden van vrijdag 2 juni 17:00 uur aanvragen en wijzigingen tijdelijk niet direct verwerkt in Uw Backoffice. Uiteraard kunt u deze wel insturen, ze worden verwerkt zodra de aanpassingen gereed zijn.

Welke handelingen worden er van mij verwacht?

Download hieronder de migratiechecklist. Hierin vindt u alle informatie over wat er voor, tijdens of na de freeze van u wordt verwacht, zoals het aanpassen van de POR-code in uw systeem. Voor de meest gebruikte systeemhuispakketten is er een handleiding beschikbaar op Uw Backoffice.

download Migratiechecklist

Kunnen we tijdens de freeze periode mutaties doorvoeren of informatie opvragen?

Tijdens de freeze periode is uw portefeuille inzichtelijk via AWI van MA.

Let op
: Het is in deze periode tijdelijk niet mogelijk om mutaties of nieuwe aanvragen te doen. Nieuwe aanvragen, wijzigingen en schades kunt u daarna invoeren via Uw Backoffice.

Maak tijdens deze periode gebruik van uw voorlopige dekkingsbevoegdheid. Ontvangen claims en wijzigingen worden na de migratie, indien nodig, met terugwerkende kracht verwerkt. 

Wat gebeurt er met geschorste polissen?

Geschorste polissen worden niet in het migratietraject meegenomen. Is het product bij Voogd & Voogd beschikbaar? Dan kan dit na de migratie in kracht hersteld worden via een acceptant. Eventueel te veel betaalde premie wordt in mindering gebracht op de nieuwe premie die uw klant bij Voogd & Voogd gaat betalen. Als het product niet meer bestaat dan kan er worden overgesloten naar een nieuw actueel product.

Systemen

Welk systeem gebruik ik na de migratie?
UwBackOffice

Tip: Klik op de afbeelding om te vergroten

Tot de migratie kunt u gebruik maken van AWI van Mandaat Assuradeuren (hierna MA).
Daarna gebruikt u Uw Backoffice van Voogd & Voogd (hierna Voogd). Hier kunt u terecht voor:

  • Uw administratie: uw portefeuille overal inzien en muteren. Volg de status van aanvragen, wijzigingen en schades of bekijk uw rekening courant.
  • VoordeelPakket: de pakketvergelijker
  • Klik & Sluit: online vergelijken en afsluiten
  • Polismap: uw eigen app voor uw klanten
  • Beheer: belangrijke gegevens en instellingen m.b.t. de samenwerking
  • Nieuws: berichten over producten en ontwikkelingen
  • Kennisbank: gevulde database met formulieren, handleidingen en relevante informatie
  • Contact: alle belangrijke contactgegevens op een rij
  • Uw acties: via de overzichtelijke tegels ziet u direct welke acties u nog open heeft staan

Hier vindt u de handleiding met meer informatie over de mogelijkheden en werking van Uw Backoffice. U kunt inloggen op de BackOffice met uw gebruikersnaam + wachtwoord.

DOWNLOAD HANDLEIDING Inloggen Uw Backoffice

Hoe krijg ik toegang tot Uw Backoffice?
Inloggen backoffice

Hebben wij van u een lijst met medewerkers ontvangen? Dan ontvangt u voor al deze medewerkers een gebruikersnaam.

Mocht er een medewerker ontbreken dan wel nieuw zijn dan kan de supervisor een inlog aanmaken in de backoffice. 

Inloggen Uw Backoffice Handleiding Supervisor

Producten

Welke aanvraagmogelijkheden heb ik vanaf de migratie?

Na de migratie is het volledige assortiment van Voogd & Voogd voor u beschikbaar. Via Uw Backoffice vergelijkt en sluit u eenvoudig verzekeringen af in zowel het VoordeelPakket als Klik & Sluit. 

Download Productoverzicht

Heeft de  migratie consequenties voor premies, voorwaarden en provisie?

Onze focus ligt op het goed realiseren van de migratie, zodat zowel u als uw klanten zo min mogelijk ongemak van de overgang ervaren. Lopende polissen worden qua premie en provisie 1 op 1 overgenomen. Reguliere aanpassingen per hoofdvervaldatum door maatschappijen kunnen leiden tot aanpassingen in premies of voorwaarden. Uiteraard wordt u daar tijdig over geïnformeerd zodra hier sprake van is. 

Wat gebeurt er met lopende afwijkende afspraken?

Mocht er iets wijzigen in bestaande afwijkende afspraken dan nemen wij contact met u op.

Hoe zien de polissen en nota’s er na de migratie uit?

Na de migratie wordt alle output door Voogd & Voogd verwerkt. Uiteraard worden uw kantoorgegevens altijd prominent vermeld. Bij digitale polissen is het mogelijk om uw logo (in kleur) toe te voegen, zie onderstaand voorbeeld. Wij leveren uw logo aan bij Voogd & Voogd, zodat dit vooraf kan worden ingeregeld voor digitale polissen. Na de migratie kunt u dit eventueel zelf wijzigen via Uw Backoffice. U gaat daarvoor in het tabblad Beheer via Bedrijfsgegevens naar kantoorgegevens wijzigen. 


Nota

Verandert er iets in de opbouw van de polis/het pakket?

Bij Voogd & Voogd is de inrichting van de pakketproducten en dekkingen anders dan bij Mandaat Assuradeuren. Bij Mandaat Assuradeuren kan één polis bestaan uit meerdere dekkingen. Voogd & Voogd maakt voor een aantal (sub)dekkingen een aparte polis welke worden samengevoegd in één pakketpolis. U hoeft voor de bestaande (Mandaat Assuradeuren) polissen niets aan te passen in uw systeem. Op het RC nummer dat wij gebruiken voor de migratie zullen de ADN berichten door Voogd & Voogd op dezelfde manier aangeleverd worden als voorheen door Mandaat werd gedaan.

 

Oude situatie (Mandaat), polisnummer 123456

Nieuwe situatie (Voogd & Voogd), polisnummer 123456
Polis met subdekkingen Pakketpolis met extra polissen


Autopolis (WA Casco), polisnummer 123456

met bijdekkingen:

  • Schadeverzekering voor Inzittenden (SVI)
  • Rechtsbijstand
  • Ongevallen Inzittendenverzekering (OVI)
  • Verhaalservice

Autopolis (WA Casco), polisnummer 123456

  • Schadeverzekering voor Inzittenden (SVI), polisnummer 12345601
  • Rechtsbijstand, polisnummer 12345602
  • Ongevallen Inzittendenverzekering (OVI), polisnummer 12345603
  • Verhaalservice, polisnummer 12345604
  1. In de BackOffice van Voogd & Voogd ziet u de situatie zoals hierboven voor Voogd & Voogd (rechts) is weergegeven.
  2. In het ADN bericht zullen de Voogd polissen 12345601..12345604 weer worden samengevoegd tot één polis 123456 met de dekkingen Wa/Casco/Svi/Rb/OI/RB

    Let op! Wilt u na de migratie voor nieuwe polissen de opbouw van Mandaat aanhouden dan dient u deze nieuwe aanvragen te verwerken in het RC nummer dat gebruikt wordt voor de migratie. Dit vanwege het feit dat de structuur van ADN aanlevering een schakeloptie is op Agentniveau en dus geldt voor alle polissen onder dit rekening-courant nummer.

Schade

Waar kan ik lopende schadedossiers inzien?

Voor het inzien van lopende schadedossiers, ingediend voor de migratiedatum, kunt u terecht in AWI van Mandaat Assuradeuren. Schades ingediend na de migratie zijn in te zien in Uw Backoffice.

Hoe ziet het schade-afhandelingsproces eruit?

Na de migratie kunt u schades melden via Uw Backoffice. Hoe dit precies werkt kunt u terugvinden in ‘Zo werkt E-schade’.

Handleiding: 'Zo werkt E-schade'

Kan ik mijn klant bij schade nog steeds doorverwijzen naar dezelfde reparateurs/herstellers?

Ja, ons schadeherstelnetwerk blijft hetzelfde. Via de website www.mijnschadehersteller.nl kan uw klant zelf alle aangesloten herstelbedrijven in de buurt vinden.

Wat te doen met documenten bij schademelding op een gemigreerde polis met een niet numeriek polisnummer?

In de polisnummers van Mandaat die zijn overgenomen staat in zo’n 80% van de gevallen een “P” of een “-“ in het nummer. Het polisnummer is hierdoor niet numeriek en dit is een probleem bij de schadebehandeling. Bij niet numerieke polisnummers kunnen namelijk geen documenten worden geüpload. Deze moeten dan per e-mail verzonden worden naar schade@voogd.com.

De schades worden vervolgens handmatig in behandeling genomen door de schadeafdeling, wat jammer genoeg meer tijd kost. Er wordt hard gewerkt om dit op te lossen, zodat de schades weer automatisch in behandeling genomen kunnen worden en de snelle werkwijze wordt  hervat.

Financieel

U hebt al een bestaande rekening-courant bij Voogd. Hier wordt nieuw RC-nummer aan toegevoegd.

Dit RC-nummer is nodig voor de migratie van de polissen. De polissen zullen nl 1-op-1 overgenomen worden inclusief de polisstructuur en dit kan niet in uw huidige RC. Beide RC-nummers worden gekoppeld waardoor u maar 1 inlog nodig heeft.

Hoe kan ik mijn rekening-courant inzien?

Alle volmachtpolissen worden tijdens de migratie overgenomen. De maandelijkse rekening-courant en borderellen van deze posten wordt voor u klaar gezet in Uw Backoffice van Voogd & Voogd. Zodra deze gereed is ontvangt u een mail met als onderwerp: 'Nieuwe rekening-courant op Uw Backoffice'.

Wijzigingen kort voor de prolongatiedatum

Het opmaken van de prolongatiestukken start bij Voogd & Voogd al op de eerste werkdag van de maand voor de daaropvolgende maand. Als uw klant een wijziging indient na de start van dit administratieve proces met een wijzigingsdatum die valt binnen (of voor) de aanstaande prolongatieperiode, dan ontvangt uw klant een nieuwe nota waarin de nieuwe premie over de periode vanaf de wijziging tot de eerstvolgende prolongatie in rekening wordt gebracht. De kans bestaat dat ook de oorspronkelijke prolongatienota al verstuurd is. Uw klant ontvangt dan dus twee nota’s en dat kan verwarrend zijn.

Op de nieuwste nota vermelden we altijd welke eventuele openstaande nota(‘s) komen te vervallen en dus niet betaald hoeven te worden. Als uw klant al (teveel) heeft betaald (bijvoorbeeld door een automatische incasso) dan wordt dit automatisch aan de klant gerestitueerd. Storneren is dus niet nodig.
Afbeelding1

Samenwerking

Vanaf de migratie gaat het volgende veranderen:

Voorlopige dekking

Bij Voogd & Voogd heeft u de mogelijkheid om voorlopige dekking af te geven. Hiermee kunt u uw klant direct zekerheid bieden bij het aanvragen van een nieuwe verzekering. In de voorwaarden leest u waar de aanvraag aan dient te voldoen en treft u alle documentatie aan m.b.t. het afgeven van een voorlopige dekking. 

Aanvraagformulier

Slotvragen

Abbendum Voorwaarden

Schema

Kostenstructuur

Voogd & Voogd kent geen prolongatiekosten maar hanteert een uniforme servicebijdrage die per premie incasso aan de klant in rekening wordt gebracht. Op de nota zult u geen prolongatiekosten meer zien, dit is vervangen door servicebijdrage. Deze servicebijdrage is gelijk aan de prolongatiekosten die de polis had voor migratie.

Instructievideo's

Aanvraag Klik & Sluit

Aanvraag VoordeelPakket

Corresponderen schadedossiers in Uw Backoffice

Hoe werkt Uw Acties

Mutaties Backoffice

Schade melden via Uw Backoffice

Status schadedossier via Uw Backoffice

Status wijzigingen aanvragen

Uw dossiervorming Uw Backoffice

Werkwijze acceptatie dialoog

Stappenplan conversie wijzigen POR code